校属各单位：

档案是学校发展过程中重要的历史见证和宝贵财富，为保障学校档案管理更加规范化、制度化、标准化，切实做好本年度的归档工作，现将有关事宜通知如下：

一、归档范围

陕西科技大学在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。按照《陕西科技大学文件材料归档范围和保管期限表》的要求归档，具体为以下类别：

1.党群类  2.行政类  3.教学类  4.科研类 5.外事类

6.设备类  7.财会类  8.基建类  9.出版类 10.产品类

11.声像类 12.干部人事类 13.其它类

本年度应归档2020年度及以前产生的各种形式、载体的文件材料，2021年度形成的教学档案。

二、归档时间

1.综合文件：6月底前归档。

2.科技类：科研类应在6月底前归档；基建类应在项目完成后3个月内归档。

3.教学类：学生毕业后3个月内归档。

4.干部人事类: 分阶段、分批次归档。

三、归档要求

1.根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向档案馆移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。同时实行部门立卷制度，兼职档案人员应负责本部门应归档材料的积累和整理，在档案工作人员指导下完成打码、著录等立卷工作，案卷经部门分管档案工作领导和档案馆检查、签字后，移交至档案馆保存。

2.确保归档材料真实准确和齐全完整，归档材料必须是原件。

3.各部门注意留存庆祝建党百年、脱贫攻坚、重要领导莅临学校视察、重要会议、疫情防控、院史编撰等重大活动与突发事件中形成的各类载体档案材料，并系统完整归档。

4.各部门分管档案工作负责人和兼职档案员更替时需做好本部门档案管理的交接工作，并将变动人员情况报档案馆。

5. 注意实物、声像档案的留存归档，各部门在重大活动中接收的实物、形成的声像档案统一整理移交至档案馆。

6. 文件材料无论单面或双面，只要有书写文字，都要一面编写一个页号(空白面不编号)，页号的位置在每页材料的右下角（反面为左下角）。

四、联系方式

各部门在归档过程中如有疑问，请与档案馆联系，档案馆将向全校各归档部门提供优质服务。

邮箱：dag@sust.edu.cn

  档案工作QQ群：163364496

  电话：86168271转203

档案馆

2021年5月20日